Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen

Pengantar Manajemen 7 - Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen

Controlling (pengawasan)

Pengawasan atau bisa juga disebut pengendalian merupakan suatu fungsi manajemen untuk melakukan penilaian kesesuaian antara perencanaan dan tujuan. Pada fungsi ini dilakukan juga perbaikan atau koreksi.sehingga tercapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya. Manajer wajib melakukan fungsi pengawasan pada setiap aktifitas manajerial.

Seorang manajer harus mampu dalam membuat perencanaan, alokasikan sumber, menggerakkan orang - orang agar bisa melaksanakan pekerjaan, kemudian mengawasi apakah kegiatan atau program yang dijalankan sudah sesuai.

1. Managerial and Quality Control (Kontrol Manajerial dan Kualitas) 

Kontrol adalah masalah kritis yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi saat ini

• Kontrol kualitas

• Produktivitas kantor

• Sistem dasar

- mengalokasikan sumber daya keuangan,

- mengembangkan sumber daya manusia,

- menganalisis kinerja keuangan, dan mengevaluasi produktivitas secara keseluruhan

2. Kontrol Organisasi, Proses sistematis di mana manajer mengatur organisasi kegiatan untuk membuat mereka konsisten dengan harapan yang ditetapkan dalam:

• Rencana

• Target

• Standar kinerja

Pengendalian yang efektif membutuhkan informasi tentang:

• Standar kinerja

• Performa sebenarnya

• Tindakan yang diambil untuk memperbaiki setiap penyimpangan dari standar, manajer harus bisa mencari solusi untuk mengambil tindakan dari suatu penyimpangan para pekerja 

Tiga jenis kontrol

1. Umpan ke depan

• Kadang-kadang disebut kontrol awal atau pencegahan

2. Bersamaan

• Menilai aktivitas kerja saat ini, bergantung pada standar kinerja

• Termasuk aturan dan regulasi untuk memandu tugas dan perilaku karyawan

• Niat untuk memastikan bahwa aktivitas kerja menghasilkan hasil yang benar

3. Umpan Balik

• Berfokus pada keluaran organisasi; juga disebut kontrol pasca-aksi atau keluaran

3. Fokus Kontrol Organisasi

1. Kontrol Umpan Maju

• Fokus aktif

- Manusia

- Bahan

- Sumber keuangan

• Upaya untuk mengidentifikasi dan mencegah penyimpangan

• Terkadang disebut kontrol awal atau pencegahan

2. Kontrol Bersamaan

Termasuk pengendalian diri pada perilaku - nilai & sikap pribadi

• Memantau kegiatan yang sedang berlangsung untuk

memastikan konsistensi dengan

standar kinerja 

• Menilai

- Aktivitas kerja saat ini

- Bergantung pada standar kinerja

- Termasuk aturan dan peraturan

3. Kontrol umpan balik

• Berfokus pada keluaran organisasi

• Terkadang disebut pasca-aksi atau kontrol keluaran

4. Model Kontrol Umpan Balik

5. Kontrol Anggaran

• Metode pengendalian manajerial yang paling umum digunakan

• Proses penetapan target

• Digunakan untuk memantau hasil dan membandingkan dengan anggaran

6. Manajer Anggaran Gunakan

• Biaya = diantisipasi dan aktual pengeluaran > membandingkan anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya dengan biaya yang sudah di keluarkan

• Pendapatan = mengidentifikasi pendapatan yang diperkirakan dan aktual > berapa total pendapatan yang diterima dikaitkan dengan rencana sebelumnya 

• Kas = perkiraan dan laporan arus kas > pendapatan yang dikaitkan dengan laporan akhir

• Modal = rencana dan laporan investasi dalam aset utama untuk disusutkan > total pendapatan juga dikaitkan dengan laporan akhir

7. Metode Penganggaran Tradisional

Penganggaran dari atas ke bawah

• Manajer tingkat menengah dan bawah menetapkan departemen target anggaran

• Dilakukan sesuai dengan pendapatan perusahaan secara keseluruhan dan pengeluaran yang ditentukan oleh manajemen puncak 

Penganggaran dari bawah ke atas

• Manajer tingkat bawah menganggarkan kebutuhan sumber daya departemen mereka

• Sampaikan kepada manajemen puncak untuk disetujui

8. Laporan keuangan

Memberikan informasi dasar untuk pengendalian keuangan

1. Neraca - menunjukkan posisi keuangan perusahaan sehubungan dengan aset dan kewajiban pada titik waktu tertentu

2. Laporan laba rugi - merangkum perusahaan kinerja keuangan untuk waktu tertentu interval (laporan laba rugi)

Untuk titik waktu tertentu:

1. Neraca keuangan

• Aset - apa yang dimiliki perusahaan - tetap dan terkini

• Kewajiban - hutang perusahaan - saat ini dan jangka panjang

• Ekuitas pemilik

- Perbedaan antara aset dan kewajiban dan

- Apakah kekayaan bersih perusahaan dalam saham dan? pendapatan yang disimpan

Untuk interval waktu tertentu biasanya satu tahun:

Laporan laba rugi

• Menunjukkan pendapatan yang masuk ke organisasi dari semua sumber

• Kurangi semua pengeluaran, termasuk biaya barang yang dijual, bunga, pajak, dan depresiasi

• Intinya menunjukkan laba bersih (laba atau rugi)

9. Analisa keuangan

Manajer harus mampu mengevaluasi laporan keuangan yang membandingkan kinerja organisasi dengan data sebelumnya

atau norma industri

• Rasio likuiditas, rasio yang digunakan suatu perusahaan untuk mengukur seberapa likuidnya perusahaan dengan cara yaitu, membandingkan komponen yang ada di neraca, total aktiva dengan total utang jangka pendek.

• Rasio aktivitas, rasio yang digunakan suatu perusahaan untuk mengukur efektivitas perusahaan dalam menggunakan aktiva yang dimilikinya.

• Rasio profitabilitas, rasio yang digunakan perusahaan untuk mengetahui kemampuan perusahaan mendapatkan laba (profit) dari pendapatan (earning) terkait penjualan, aset, dan ekuitas berdasarkan dasar pengukuran tertentu.

• Rasio manfaat, untuk mengetahui apakah suatu usaha untung, atau rugi. 

10. Filosofi Kontrol

• Kontrol birokrasi mempengaruhi perilaku karyawan dan menilai kinerja melalui 

- aturan 

- kebijakan 

- hierarki otoritas 

- sistem penghargaan

- dokumentasi tertulis

• Kontrol terdesentralisasi bergantung pada

- nilai-nilai budaya

- tradisi 

- keyakinan bersama

- kepercayaan

11. Manajemen Kualitas Total - TQM | Berdasarkan filosofi kontra yang terdesentralisasi

Komitmen seluruh organisasi untuk menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui perbaikan terus-menerus

• Lingkaran kualitas

• Pembandingan

• Six Sigma

• Mengurangi waktu siklus

• Perbaikan terus-menerus 

12. Proses Lingkaran Kualitas

13. Faktor Keberhasilan TQM (Total Quality Manajemen)

TQM tidak selalu berhasil

• Prinsip six sigma mungkin tidak sesuai untuk semua masalah organisasi

• Banyak kemungkinan yang dapat mempengaruhi keberhasilan program TQM

- Lingkaran kualitas = lebih bermanfaat saat pekerjaan menantang

- TQM lebih sukses = memperkaya pekerjaan + meningkatkan motivasi

14. Tren Kualitas dan Kontrol Keuangan

Standar Kualitas Internasional - ISO 9000

Sistem Kontrol Keuangan Baru

• Nilai tambah ekonomi - EVA

• Nilai tambah pasar - MVA

• Penetapan biaya berdasarkan aktivitas - ABC

15. Sistem Kontrol untuk Masa Turbulen

• Manajemen Buku Terbuka = ​​berbagi informasi keuangan dan hasil dengan semua karyawan dalam organisasi

• Kartu Skor Berimbang = sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk belajar dan berkembang

16. Kartu Skor Berimbang

Sumber (Referensi):

https://youtu.be/Dxt0jzDC6E0