Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen

 

Pengantar Manajemen 5 - Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen

Di dalam manajemen itu ada terdapat 4 fungsi yang harus dijalankan oleh seorang manajer yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuatiang (pengarahan), dan controlling (pengendalian) semacam satu siklus.

Secara garis besar fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

a. Planning (perencanaan), Sebagai proses untuk merumuskan tujuan organisasi, membuat strategi pencapaian tujuan, mengembangkan rencana aktivitas kerja dari organisasi. Di dalam perencanaan harus mampu menjawab apa yang harus dikerjakan, mengapa hal tersebut harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya.

b. Organizing (pengorganisasian), Sebagai pembagian kerja atau pembagian tugas dan mendelegasikan otoritas yang dilakukan oleh manajer kepada seluruh jajaran yang ada di bawahnya.

c. Actuating (penggerakan), Sebagai suatu usaha atau tindakan yang dilakukan untuk memunculkan kemauan dan membuat bawahan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya sehingga secara sadar mereka menjalankan tugasnya dengan baik. Penggerakan ini dapat dilakukan dengan memberikan motivasi, semangat dan dorongan, contoh tindakan serta pengarahan kepada bawahan.

d. Controlling (pengawasan), Pengawasan atau bisa juga disebut pengendalian merupakan suatu fungsi manajemen untuk melakukan penilaian kesesuaian antara perencanaan dan tujuan. Pada fungsi ini dilakukan juga perbaikan atau koreksi.sehingga tercapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.

Fungsi organizing merupakan aktifitas mengalokasikan sumber daya untuk kepentingan pencapaian tujuan organisasi.

Merancang Organisasi Adaptif

Di planning kita mempelajari apa saja yang akan dilakukan dalam satu periode tertentu untuk bisa mencapai target yang sudah ditetapkan atau tujuan yang sudah ditetapkan organisasi. Maka dari itu, perencanaan itu sangat penting. Setelah perencanaan harus ada organizing supaya apa yang telah di buat di dalam perencanaan program kerjanya bisa di eksekusi, karena apabila hanya membuat program saja tapi tidak bisa di alokasikan tentunya tidak akan jalan perencanaan. Maka dari itu, organizing ini sangat penting setelah menyusun perencanaan.

Pengorganisasian

• Organisasi adalah penyebaran sumber daya untuk mencapai tujuan strategis.

• Hal ini tercermin dalam

- Pembagian tenaga kerja ke dalam departemen dan pekerjaan tertentu

- Garis wewenang formal

- Mekanisme untuk mengoordinasikan beragam tugas organisasi 

Merancang Organisasi Adaptif

• Mengorganisasi Prinsip dan Konsep

• Mengatur Struktur Vertikal

• Menggunakan Mekanisme untuk Koordinasi Horizontal

• Menyesuaikan Berbagai Elemen Desain Struktural dengan Situasi Organisasi

Struktur Organisasi

Mendefinisikan bagaimana tugas dibagi, sumber daya dikerahkan, dan departemen dikoordinasikan

• Mengatur tugas formal yang diberikan

• Hubungan pelaporan formal

• Desain sistem untuk memastikan koordinasi yang efektif dari karyawan di seluruh departemen

Bagan Organisasi

Merupakan diagram yang menyampaikan struktur internal perusahaan secara visual dengan menjelaskan peran, tanggung jawab, dan hubungan antar individu dalam suatu lembaga atau suatu organisasi.

• Representasi visual

• Mengatur tugas formal

• Kerangka kerja untuk kontrol vertikal

• Hubungan pelaporan formal

Spesialisasi Kerja

• Tugas dibagi lagi menjadi pekerjaan individu

• Karyawan hanya melakukan tugas yang relevan dengan fungsi khusus mereka

• Pekerjaan cenderung kecil, tetapi dapat dilakukan secara efisien

Rantai Komando

• Garis wewenang yang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam suatu organisasi

• Menunjukkan siapa melapor kepada siapa

• Terkait dengan dua prinsip dasar

1. Kesatuan Komando

2. Prinsip Skalar 

Otoritas

• Hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah

• Alokasi dibedakan oleh tiga karakteristik

1. Otoritas diberikan pada posisi organisasi, bukan orang

2. Wewenang diterima oleh bawahan

3. Otoritas mengalir ke bawah hierarki vertikal

Tanggung jawab

• Tugas untuk melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan kepada karyawan

• Manajer diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab

Akuntabilitas

• Mekanisme melalui wewenang dan tanggung jawab diselaraskan

• Orang-orang tunduk pada pelaporan dan pembenaran hasil tugas kepada mereka yang berada di atas mereka dalam rantai komando

•Dapat dibangun ke dalam struktur organisasi

Delegasi

• Manajer proses gunakan untuk mentransfer otoritas dan tanggung jawab

• Organisasi yang mendorong para manajer untuk mendelegasikan wewenang ke tingkat serendah mungkin

Teknik pendelegasian

• Berikan melalui instruksi

• Pertahankan umpan balik

• Mengevaluasi dan menghargai kinerja

• Delegasikan seluruh tugas

• Pastikan bahwa otoritas sama dengan tanggung jawab

• Pilih orang yang tepat

Otoritas Lini dan Staf

• Otoritas Lini = Individu dalam posisi manajemen memiliki kekuatan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan langsung

• Otoritas Staf = Diberikan kepada staf spesialis di bidang keahliannya

Rentang Manajemen/ Rentang Kendali

• Jumlah karyawan yang melapor ke supervisor

- Pandangan tradisional = tujuh bawahan per manajer

- Organisasi ramping hari ini = 30+ bawahan

• Keterlibatan Pengawas

- harus terlibat erat dengan bawahan, soan harus kecil

- perlu sedikit keterlibatan dengan bawahan, itu bisa besar

Faktor-Faktor yang Berhubungan Dengan Kurangnya Keterlibatan Supervisor

• Pekerjaan stabil dan rutin

• Bawahan melakukan tugas pekerjaan serupa

• Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi

• Bawahan sangat terlatih

• Aturan dan prosedur yang menentukan aktivitas tugas tersedia

• Sistem pendukung dan personel tersedia untuk manajer

• Sedikit waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan nonsupervisory

• Preferensi dan gaya manajer menyukai rentang yang besar

Struktur tinggi vs datar

• Rentang kendali yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar

• Struktur tinggi memiliki rentang yang sempit dan tingkat yang lebih hierarkis

• Struktur datar memiliki rentang yang lebar, tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki yang lebih sedikit

• Tren menuju rentang kendali yang lebih luas

Sentralisasi vs Desentralisasi

• Perubahan dan ketidakpastian yang lebih besar dalam lingkungan biasanya dikaitkan dengan desentralisasi

• Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan

• Pada saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, otoritas mungkin terpusat di atas

Departementalisasi

Pengelompokan kegiatan kerja organisasi agar kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan/dilakukan bersama.

Dasar di mana individu dikelompokkan ke dalam departemen

1. Pendekatan fungsional vertikal. Orang-orang dikelompokkan bersama dalam departemen berdasarkan keterampilan umum

2. Pendekatan divisi. Dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah geografis yang sama

3. Pendekatan matriks horizontal. Rantai komando fungsional dan divisi. Beberapa karyawan melapor ke dua bos

4. Pendekatan berbasis tim. Dibuat untuk menyelesaikan tugas tertentu

5. Pendekatan jaringan. Pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi lain yang menjalankan fungsi vital. Departemen bersifat independen, dan dapat ditemukan di mana saja

6. Pendekatan virtual. Menyatukan orang untuk sementara waktu untuk memanfaatkan peluang tertentu kemudian bubar

Pendekatan Fungsional Vertikal

Pengelompokan posisi ke dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian, dan penggunaan sumber daya yang serupa

• Informasi mengalir ke atas dan ke bawah

• Rantai komando berkumpul di atas

• Manajer dan karyawan cocok karena pelatihan dan keahlian yang serupa

• Aturan dan prosedur yang mengatur tugas dan tanggung jawab

Keuntungan Struktur Divisi

• Penggunaan sumber daya yang efisien

• Pengembangan spesialisasi keterampilan

• Kontrol manajemen puncak

• Koordinasi yang sangat baik

• Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

Kekurangan Struktur Divisi

• Komunikasi yang buruk

• Respon yang lambat terhadap perubahan eksternal

• Keputusan terkonsentrasi di atas

• Tanggung jawab menunjuk pin itu sulit

• Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh karyawan

Keuntungan Matriks Horizontal

• Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hierarki tunggal

• Beradaptasi dengan lingkungan yang berubah

• Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis

• Keahlian tersedia untuk semua divisi

• Tugas yang diperbesar untuk karyawan

Kerugian Matriks Horizontal

• Rantai komando ganda

• Konflik tinggi antara dua sisi matriks

• Banyak pertemuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

• Perlunya pelatihan hubungan manusia

• Dominasi kekuatan oleh satu sisi matriks

Keuntungan Tim

• Keuntungan yang sama dengan struktur fungsional

• Mengurangi hambatan antar departemen

• Waktu respons lebih cepat

• Moral yang lebih baik

• Pengurangan biaya administrasi

Kelemahan tim

• Loyalitas dan konflik ganda

• Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk rapat

• Desentralisasi yang tidak direncanakan

Keuntungan Pendekatan Jaringan

• Daya saing global

• Fleksibilitas tenaga kerja

• Pengurangan biaya administrasi

Kekurangan Pendekatan Jaringan

• Tidak ada kontrol langsung

• Hilangnya bagian dari organisasi sangat berdampak pada sisa organisasi

• Loyalitas karyawan melemah 

Gugus Tugas, Tim, Manajemen Proyek

• Gugus Tugas, Merupakan tim/komite sementara yang dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen

• Manajer Proyek, Merupakan manajer yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara penuh waktu untuk penyelesaian proyek tertentu

Rekayasa ulang

• Desain ulang radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan

• Proses = kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai

Faktor Pembentuk Struktur

Struktur

• Mengikuti strategi

• Mencerminkan lingkungan

• Sesuai dengan teknologinya, yaitu teknologi layanan dan teknologi digital

Sumber (Referensi):

https://youtu.be/4De2P0E7MF4