Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan?

 

Pengantar Manajemen 4 – Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan

Bahwa setidaknya ada 4 fungsi kegiatan manajemen, yaitu:

1. Planning (Perencanaan), merupakan sebuah proses pendefinisian tujuan organisasi,  atau pembuatan strategi untuk mencapai tujuan, dan juga pengembangan rencana aktivitas sebuah organisasi. Selain itu juga, sebuah perencanaan membutuhkan penetapan waktu yang realistis serta perlu mengevaluasi faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi pelaksanaan kerja.

2. Organizing (Pengorganisasian),  merupakan proses penyusunan atau penentuan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Sumber daya organisasinya biasanya meliputi sumber daya manusia (karyawan dan atau tenaga ahli), sumber daya fisik (mesin, tanah, gedung), dan juga sumber daya operasional (kebijakan, sistem informasi, merk atau brand).

3.Actuating (Pengarahan) merupakan proses penerapan atau implementasi dari semua rencana, konsep, ide, serta gagasan yang telah dibuat sebelumnya, untuk meraih tujuan bersama serta bagaimana menggerakan orang - orang supaya memanfaatkan sumber dalam melaksanakan aktivitas atau program, yang diharapkan semoga tujuan organisasi bisa dicapai dengan baik.

4. Controling (Pengendalian), apakah target kinerja organisasi tercapai atau tidak sesuai dengan perencanaan awal. Fungsi controlling ini membuat kita menjadi tahu apa akar dari masalah yang menyebabkan target perusahaan itu tidak tercapai.

Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan

Perencanaan itu menyusun atau membuat progam - program untuk mencapai tujuan yang sudah di rencanakan sebelumnya.

Merencanakan Masa Depan

Sebagian besar organisasi menghadapi turbulensi dan meningkatnya ketidakpastian

• Gejolak ekonomi, politik, & sosial = manajer bertanya – tanya bagaimana cara mengatasinya

• Minat baru dalam perencanaan organisasi

Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan

• Proses perencanaan

• Bagaimana manajer mengembangkan rencana yang efektif

• Penetapan tujuan

• Jenis rencana

• Pendekatan baru untuk perencanaan

Pentingnya Tujuan dan Perencanaan

• Menjadi alasan untuk keputusan

• Panduan untuk bertindak

• Menjadi standar kinerja

Tujuan dan Rencana

• Tujuan – Keadaan masa depan yang diinginkan yang coba diwujudkan oleh organisasi

• Rencana – Cetak biru yang menentukan alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan

• Perencanaan – menentukan tujuan organisasi dan cara untuk mencapainya

- fungsi manajemen yang paling mendasar

- fungsi manajemen yang paling kontroversial

Tingkat Tujuan atau Rencana dan Kepentingannya

• Pesan Eksternal

- Legitimasi bagi investor, pelanggan, pemasok, komunitas

• Pesan Internal

- Legitimasi, motivasi, panduan, alasan, standar

• Misi Penyataan

• Sasaran Strategis/Rencana Manajemen Senior (Organisasi secara keseluruhan)

• Tujuan Taktis/Rencana Manajemen Menengah (Divisi utama, fungsi)

• Sasaran/Rencana Operasional Manajemen Bawah (Departemen, individu)

Manfaat Perencanaan bagi Organisasi

• Legitimasi artinya, pengakuan dari masyarakat kepada pemimpin untuk memerintah

- Apa organisasi berdiri - alasan untuk menjadi

- Melambangkan legitimasi

- Karyawan mengidentifikasi dengan tujuan keseluruhan

• Sumber Motivasi dan Komitmen

- Identifikasi karyawan dengan organisasi

- Memotivasi dengan mengurangi ketidakpastian

• Panduan untuk Bertindak

- Memberikan rasa arah, memusatkan perhatian atau fokus pada target tertentu

- Upaya langsung menuju hasil penting

• Alasan Keputusan

- Pelajari apa yang ingin dicapai oleh organisasi

- Membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peran, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran akan dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan

• Standar Kinerja

- Berfungsi sebagai kriteria kinerja

- Memberikan standar penilaian

Misi Organisasi

• Misi = alasan organisasi untuk eksis

• Pernyataan Misi

- Secara luas menyatakan ruang lingkup dan operasi bisnis dasar yang membedakannya dari jenis organisasi serupa

- Mungkin termasuk pasar dan pelanggan

- Beberapa mungkin menggambarkan nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, sikap terhadap karyawan

Pernyataan Misi Perusahaan Bristol-Myers Squibb

Misi perusahaan kami adalah untuk memperpanjang dan meningkatkan kehidupan manusia dengan menyediakan produk-produk farmasi dan perawatan kesehatan terkait dengan kualitas terbaik.

Tujuan dan Rencana Strategis

• Tujuan strategis

- Di mana organisasi ingin berada di masa depan

- Berkaitan dengan organisasi secara keseluruhan

• Rencana Strategis

- Langkah Tindakan yang digunakan untuk mencapai tujuan strategis

- Cetak biru yang mendefinisikan aktivitas organisasi dan alokasi sumber daya

- Cenderung jangka panjang

Tujuan dan Rencana Taktis

• Tujuan Taktis

- Terapkan ke manajemen menengah

- Sasaran yang menentukan hasil yang harus dicapai oleh divisi dan departemen utama

• Rencana Taktis

-Rencana yang dirancang untuk membantu melaksanakan rencana strategis utama -Lebih pendek dari kerangka waktu daripada rencana strategis

 Tujuan dan Rencana Operasional

• Tujuan Operasional

- Hasil yang spesifik dan terukur

- Diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu

• Rencana Operasional

- Tingkat organisasi yang lebih rendah yang menentukan langkah-langkah tindakan untuk mencapai tujuan operasional

- Alat untuk operasi harian dan mingguan

- Jadwal adalah komponen penting

Pencapaian Tujuan

• Rantai sarana – akhir

• Pencapaian tujuan di tingkat yang lebih rendah memungkinkan pencapaian tujuan tingkat tinggi

• Tanggung jawab organisasi tradisional

- Strategis = manajemen puncak

- Taktis- manajemen menengah

- Operasional = Manajemen lini pertama & pekerja

Hirarki Tujuan

Hirarki ini bagi organisasi bertujuan agar tiap-tiap anggota organisasi memahami atas tanggung jawab dan tugasnya masing-masing dan harus kepada siapa mereka mempertanggung jawabkan tugasnya.

Misi Tujuan

• Tujuan Strategis - Manajemen Puncak

• Tujuan Taktis - Manajemen Menengah

• Tujuan Operasional - Manajemen dan Pekerja Lini Pertama

Karakteristik Penetapan Tujuan yang Efektif

• Spesifik dan terukur

• Menantang tapi realistis

• Jangka waktu yang ditentukan

• Terkait dengan hadiah

 Model Proses Management By Objectives

Managemet By Objectives merupakan, suatu proses manajemen perusahaan yang dijalankan untuk menentukan tujuan dalam organisasi.

• Langkah 1: Tetapkan Tujuan

- Tujuan strategis perusahaan

- Tujuan departemen

- Tujuan individu

• Langkah 2: Kembangkan Rencana Aksi

• Langkah 3: Tinjau Kemajuan

- Tinjau kemajuan

- Ambil tindak korektif

• Langkah 4: Menilai Kinerja Keseluruhan

Manfaat dan Masalah Management By Objectives

• Manfaat MBO

- Upaya manajer dan karyawan difokuskan pada kegiatan yang akan mengarah pada pencapaian tujuan

- Kinerja dapat ditingkatkan di semua level perusahaan

- Karyawan termotivasi

- Tujuan departemen dan individu selaras dengan tujuan perusahaan

• Masalah MBO

- Perubahan konstan mencegah MBO bertahan

- Lingkungan hubungan majikan- karyawan yang buruk mengurangi efektivitas MBO

- Tujuan strategis dapat digantikan oleh tujuan operasional

- Organisasi dan nilai-nilai mekanistik yang menghambat partisipasi dapat membahayakan proses MBO

- Terlalu banyak dokumen menghabiskan energi MBO

Rencana Sekali Pakai, Untuk Tujuan yang Tidak Mungkin Diulang

• Program adalah seperangkat tujuan dan rencana yang kompleks untuk mencapai tujuan organisasi yang penting dan hanya sekali

• Sebuah proyek mirip dengan program, tetapi umumnya lebih kecil dalam lingkup dan kompleksitas

Rencana Tetap, Untuk Tugas yang Dilakukan Berulang-ulang

• Kebijakan adalah panduan umum untuk bertindak dan memberikan arahan bagi orang-orang di dalam organisasi

• Aturan menggambarkan bagaimana tindakan tertentu harus dilakukan

• Prosedur mendefinisikan serangkaian langkah yang tepat untuk digunakan dalam mencapai pekerjaan tertentu

Rencana Kontinjensi, Situasi Khusus - kondisi tak terduga

• Identifikasi Faktor yang Tidak Terkendali

- Keterpurukan ekonomi

- Pasar yang menurun

- Kenaikan biaya persediaan

- Perkembangan teknologi

- Kecelakaan keselamatan

• Minimalkan Dampak Faktor yang Tidak Terkendali

- Memperkirakan berbagai tanggapan alternatif terhadap kemungkinan besar kemungkinan berdampak tinggi

• Membangun Skenario

- Melihat tren dan diskontinuitas dan membayangkan kemungkinan masa depan alternatif untuk membangun kerangka kerja di mana peristiwa masa depan yang tidak terduga dapat dikelola

- Memaksa manajer untuk melatih mental apa yang akan mereka lakukan jika rencana terbaik mereka gagal

Perencanaan Manajemen Krisis

Mendadak - Menghancurkan - Memerlukan Tanggapan Segera

• Pencegahan

- Membangun hubungan saling percaya dengan pemangku kepentingan utama

- Komunikasi terbuka

• Persiapan

- Tim manajemen krisis

- Rencana manajemen krisis

- Membangun sistem komunikasi yang efektif

 • Penahanan

- Bentuk tim manajemen krisis.

- Tetap konsisten

- Tetap tenang dan profesional

Perencanaan untuk Kinerja Tinggi

• Perencanaan Pusat = Tradisional

Sekelompok spesialis perencanaan yang mengembangkan rencana untuk organisasi secara keseluruhan dan divisi utama dan departemen dan biasanya melapor langsung ke presiden atau CEO

• Perencanaan untuk Kinerja Tinggi

Perencanaan Terdesentralisasi = Manajer Berkinerja Tinggi bekerja dengan pakar perencanaan untuk mengembangkan tujuan dan rencana mereka sendiri

Perencanaan Di Tempat Kerja Baru

• Memiliki pernyataan misi dan visi yang kuat

• Tetapkan tujuan peregangan untuk keunggulan

• Membangun budaya yang mendorong pembelajaran

• Rangkullah perencanaan yang digerakkan oleh peristiwa

• Memanfaatkan gugus tugas sementara

• Perencanaan masih dimulai dan berhenti di atas

Perencanaan menjadi hidup ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya

Sumber (Referensi)

https://youtu.be/7dEj-9yA1bA